Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op woningzoekenden, (oud) huurders, zakelijke relaties, sollicitanten en gebruikers van de websites van Omnia Wonen. Wij leggen in deze privacyverklaring uit welke persoonsgegevens we gebruiken en waarvoor.

Waarvoor gebruikt Omnia Wonen persoonsgegevens?
Omnia Wonen verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
– het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst;
– het onderhoud en de reparatie van de te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
– het berekenen en vastleggen van inkomsten;
– het doen van betalingen;
– het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
– het behandelen van geschillen;
– het uitoefenen van de accountantscontrole;
– activiteiten van intern beheer;
– de uitvoering of toepassing van de wet;
– het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en het archiveren van e-mails);
– het onderhoud, het beheer, de beveiliging, het gebruik en de goede werking van computersystemen of computerprogramma’s binnen Omnia Wonen;
– onderzoek ter verbetering van onze dienstverlening en woningen, nu en in de toekomst;
– werven en selecteren van nieuwe medewerkers;
– het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Omnia Wonen in het kader van onze maatschappelijke taken en het beschermen van onze roerende en onroerende zaken. Hierbij kunt u denken aan het verwerken van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude, huurachterstand of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt.

Welke persoonsgegevens verwerkt Omnia Wonen?
Per doel verwerkt Omnia Wonen alleen uw persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn. Het belangrijkste doel waarvoor wij persoonsgegevens verwerken is een verhuurovereenkomst. Hieronder vindt u de categorieën persoonsgegevens die we hier voor gebruiken:

• naam, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en gegevens die we nodig hebben voor communicatie (zoals het e-mailadres en het bankrekeningnummer van de huurder);
• de bij het vorige punt genoemde gegevens van de voormalige huurder, medehuurder of medebewoner;
• een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens; gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst;
  – gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
  – gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, zoals de inkomensverklaring (IBRI);
  – gegevens voor het doen van betalingen;
  – gegevens voor het innen van vorderingen, zoals gegevens van de bewindvoerder, schuldenregelingen of incassotrajecten;
  – gegevens ter ondersteuning van de werving en selectie van medewerkers;
  – andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

Welke gegevens delen wij met derden?

Leveranciers
Omnia Wonen verstrekt alleen noodzakelijke persoonsgegevens aan leveranciers die wij inschakelen. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan een loodgieter, reparateur en/of aannemer. Wij geven uw contactgegevens door zodat deze partijen contact kunnen leggen met u om een afspraak te maken. In sommige gevallen verstrekken we meer persoonsgegevens. Bijvoorbeeld aan een deurwaarder. We kunnen u verzekeren dat een derde partij uw persoonsgegevens alleen voor de overeengekomen doeleinden gebruikt. Hiervoor hebben we contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen.

Partners
Omnia Wonen kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie, zorginstellingen en verhuiscoaches. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van leefbaarheid en/of doorstroming. De gegevensuitwisseling vindt plaats binnen de wettelijke kaders en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is voor het doel.

Wettelijke verplichting
Omnia Wonen is in sommige gevallen wettelijk verplicht persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van gegevens aan de politie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In het laatste geval worden alleen persoonsgegevens verstrekt wanneer de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt. De politie moet ook aangeven op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden (bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris).

Verwerkers
Een aantal verwerkingen van persoonsgegevens hebben we uitbesteed aan leveranciers. Deze leveranciers worden ‘verwerkers’ genoemd. Voorbeelden van verwerkers van Omnia Wonen zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen, maken back-ups en slaan gegevens op. In verwerkersovereenkomsten heeft Omnia Wonen met deze partijen strikte afspraken gemaakt over hoe zij om moeten gaan met persoonsgegevens.

De beveiliging van persoonsgegevens
Aan de beveiliging van uw persoonlijke gegevens geeft Omnia Wonen prioriteit; wij hanteren een hoog beveiligingsniveau gezien de gevoeligheid van de persoonsgegevens. De gegevens die zijn opgeslagen worden daarom met technische en organisatorische maatregelen passend beschermd om verlies of misbruik door derden te voorkomen. Medewerkers van Omnia Wonen zijn tot geheimhouding verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de gegevens worden regelmatig gecontroleerd en aangepast als dat nodig is.

Bewaartermijnen
Omnia Wonen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk toegestaan en noodzakelijk voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Wij zorgen ervoor dat na het verstrijken van de wettelijke termijnen de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier worden vernietigd.

Welke rechten heeft u als betrokkene?
Omnia Wonen respecteert de rechten van betrokkenen betreffende hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Omnia Wonen kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Uw rechten:
– Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens;
– Inzage in persoonsgegevens;
– Correctie van onjuiste persoonsgegevens;
– Verwijdering van persoonsgegevens als Omnia Wonen deze niet langer nodig heeft;
– Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Omnia Wonen of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben;
– Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in bij wet bepaalde gevallen;
– Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Omnia Wonen zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen;
– Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Omnia Wonen bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Voornoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend over uw eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen over persoonsgegevens van anderen. Omnia Wonen kan om uw legitimatie vragen.

Heeft u vragen?
Onze Privacy Officer Ingrid Jansen beantwoordt ze graag. Neem gerust contact met haar op via privacy@omniawonen.nl.

Wijziging privacyverklaring
Omnia Wonen kan deze privacyverklaring aanpassen.