Privacy verklaring

Omnia Wonen neemt de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en de bescherming van deze gegevens serieus en leeft de wet- en regelgeving vanzelfsprekend na.

Deze privacy verklaring is van toepassing op woningzoekenden, (oud) huurders, zakelijke relaties, sollicitanten en gebruikers van de websites van Omnia Wonen. Wij leggen in deze privacy verklaring uit voor welke doelen Omnia Wonen persoonsgegevens verwerkt en welke persoonsgegevens worden verwerkt. Daarnaast wordt uitgelegd welke rechten u als betrokken heeft en hoe u deze kunt uitgeoefend.

 Voor welke doelen verwerkt Omnia Wonen persoonsgegevens?

Omnia Wonen verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst;
  • het onderhoud en de reparatie van de te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
  • het berekenen en vastleggen van inkomsten;
  • het doen van betalingen;
  • het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
  • het behandelen van geschillen;
  • het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  • activiteiten van intern beheer;
  • de uitvoering of toepassing van de wet;
  • de verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering);
  • het onderhoud, het beheer, de beveiliging, het gebruik en de goede werking van computersystemen of computerprogramma's binnen de organisatie van Omnia Wonen;
  • onderzoek ter verbetering van onze dienstverlening en woningen, nu en in de toekomst;
  • werven en selecteren van nieuwe medewerkers;
  • het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Omnia Wonen in het kader van haar maatschappelijke taken en het beschermen van haar roerende en onroerende zaken. Hierbij kunt u denken aan het verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude, huurachterstand of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt.

Welke persoonsgegevens verwerkt Omnia Wonen?

Per doeleinde verwerkt Omnia Wonen alleen uw persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn. Het belangrijkste doeleind waarvoor wij persoonsgegevens verwerken is in het kader van de uitvoering van een verhuurovereenkomst. Hieronder worden de categorieën persoonsgegevens in dit kader uiteengezet:

  • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens  (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de huurder of verhuurder; 
  • de bij het vorige punt genoemde gegevens van de voormalige huurder, medehuurder of medebewoners; 
  • een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens; gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst;
  • gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken; 
  • gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, zoals de inkomensverklaring (IBRI);
  • gegevens voor het doen van betalingen; 
  • gegevens voor het innen van vorderingen, zoals gegevens van de bewindvoerder, schuldenregelingen of incassotrajecten;
  • gegevens ter ondersteuning van de werving en selectie van medewerkers;
  • andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet. 

Welke gegevens delen wij met derden?

Leveranciers Omnia Wonen verstrekt uw, minimaal noodzakelijke,  persoonsgegevens uitsluitend aan leveranciers die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan leveranciers die noodzakelijk zijn betrokken bij de werkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. Wij verstrekken bijvoorbeeld uw contactgegevens zodat deze partijen contact kunnen leggen met u ten behoeve van de planning. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Omnia Wonen heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Ketenpartners
Omnia Wonen kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van Omnia Wonen en haar maatschappelijke taken. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling vindt plaats binnen de wettelijke kaders plaats en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is voor het doel.

Wettelijke verplichting
Omnia Wonen is in sommige gevallen wettelijk verplicht persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk voorbeeld aan het verstrekken van gegevens aan de politie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In het laatste geval worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt en daarnaast aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden (bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris).

Verwerkers
Een aantal verwerkingen van persoonsgegevens is door ons uitbesteed aan leveranciers. Deze leveranciers worden ‘verwerkers’ genoemd, omdat de dienst hoofdzakelijk ziet op het verwerken van persoonsgegevens in opdracht van Omnia Wonen. Voorbeelden van verwerkers van Omnia Wonen zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-ups en slaan voor ons de gegevens op. In verwerkersovereenkomsten heeft Omnia Wonen met deze partijen strikte afspraken gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens.

De beveiliging van persoonsgegevens
Aan de beveiliging van uw persoonlijke gegevens geeft Omnia prioriteit; wij hanteren een hoog beveiligingsniveau gezien de gevoeligheid van de persoonsgegevens. De gegevens die zijn opgeslagen worden daarom met technische en organisatorische maatregelen passend beschermd, teneinde verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Medewerkers van Omnia Wonen zijn ook tot geheimhouding verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast.

Bewaartermijnen
Omnia Wonen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Wij zorgen ervoor dat na het verstrijken van de wettelijke termijnen de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier worden vernietigd.

Welke rechten heeft u als betrokkene?

Omnia Wonen respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Omnia Wonen kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:

  • Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens;
  • Inzage in persoonsgegevens;
  • Correctie van onjuiste persoonsgegevens;
  • Verwijdering van persoonsgegevens als Omnia Wonen deze niet langer nodig heeft;
  • Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Omnia Wonen of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben;
  • Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in bij wet bepaalde gevallen;
  • Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Omnia Wonen zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen;
  • Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Omnia Wonen bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Voornoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van de eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. Omnia Wonen kan hiervoor aan betrokkenen vragen zich nader te identificeren.

Met vragen of klachten kunt u contact opnemen met de Privacy Officer van Omnia Wonen. 

 Wijziging privacy statement

Omnia Wonen kan dit privacy statement aanpassen. Dit privacy statement is voor het laatst aangepast op 16 mei 2018.