Wij zijn voor onze medewerkers, klanten en andere belanghouders een toegankelijke, professionele en betrouwbare organisatie. Dit vraagt om een bestuur, management en medewerkers die vertrouwen krijgen omdat zij deskundig, gedreven en integer zijn. Daarom kennen wij een integriteitscode.
Ook vinden wij het belangrijk dat medewerkers en andere personen die voor Omnia Wonen werkzaamheden verrichten of hebben verricht, op een veilige en goede manier melding kunnen doen van een vermoeden van een misstand. In de Regeling Melden vermoeden van een misstand en inbreuk op een Unierecht bij Omnia Wonen staat wat je kunt doen als je vermoedt dat er sprake is van een misstand of inbreuk op het Unierecht. Hier is de volledige Regeling te vinden.
In de Regeling staat waarover een melding kan worden ingediend en hoe een melding wordt behandeld. Ook staat erin welke rechten en plichten een melder heeft, en hoe een melder beschermd wordt tegen nadelige gevolgen. In de onderstaande Q&A en de infographic worden de belangrijkste onderdelen van de Regeling uitgelegd.
1. Wat is een misstand?
Een misstand is onderverdeeld in twee categorieën: a. een maatschappelijke misstand en b. een inbreuk op het Unierecht.
Van een maatschappelijke misstand is sprake als er bijvoorbeeld wetten worden overtreden, er een gevaar is voor de volksgezondheid of wanneer er een gevaar is voor de veiligheid van personen. Van een maatschappelijke misstand spreek je als er iets mis is op het werk dat ernstige gevolgen heeft. Om een situatie als maatschappelijke misstand aan te merken, moet de situatie niet gaan om een individueel geschil. Bij een maatschappelijke misstand is meestal sprake van een patroon of structureel karakter, of de (eenmalige) handeling of nalatigheid is ernstig of omvangrijk. Meestal gaat een maatschappelijke misstand dus meerdere mensen aan, komt de situatie regelmatig voor of duurt die enige tijd en kan het ernstige gevolgen (gehad) hebben. Voorbeelden van misstanden zijn een angstcultuur binnen een organisatie, fraude met financiële middelen of een onveilige situatie bij bouwwerkzaamheden. Hoe vervelend een situatie ook kan zijn, niet alles is een maatschappelijke misstand. Een persoonlijk geschil in de arbeidsrelatie is bijvoorbeeld geen misstand.
Van een inbreuk op het Unierecht is sprake als Europese wetgeving niet wordt nageleefd. Unierecht is vastgelegd in een Europese verordening of richtlijn. Een inbreuk op het Unierecht is een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of het doel ondermijnt en schadelijk is voor het algemeen belang. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan schendingen van regels over de bescherming van persoonsgegevens, milieuwetgeving of aanbestedingsregels.
2. Wie kunnen een melding doen?
In de Regeling staat dat iedereen die in een werkrelatie staat of heeft gestaan tot Omnia Wonen een melding kan doen van een vermoeden van een misstand. Een melder kan een (ex)medewerker zijn, maar bijvoorbeeld ook stagiairs, inhuur- of uitzendkrachten, of vrijwilligers die een vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen. Ook kan een zelfstandige, bestuurder, aandeelhouder, personeel van een aannemer of een leverancier een melder zijn. De kring van personen die een melding kan doen is groot. Waar het om gaat is dat je werkzaamheden verricht of hebt verricht voor Omnia Wonen en vanuit je werkzaamheden voor Omnia Wonen kennis hebt genomen van een misstand.
Om een melding te kunnen indienen, moet sprake zijn van een redelijk vermoeden van een misstand. Je moet dit als melder kunnen onderbouwen. Er moeten dus concrete en betrouwbare aanwijzingen zijn voor het vermoeden van een misstand.
3. Hoe kan een melding worden ingediend?
Een vermoeden van een misstand kan intern worden gemeld bij Omnia Wonen. Omnia Wonen heeft daar twee meldpunten voor ingericht, zodat je kunt kiezen. Een interne melding kan bij de externe vertrouwenspersoon van Omnia Wonen worden gedaan, namelijk Ingeborg Lagerwaard (Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en Integriteit bij arbodienst Perspectief). Een interne melding kan daarnaast bij BING (Bureau Integriteit, zie www.bureauintegriteit.nl) worden ingediend. BING is door Omnia Wonen als onafhankelijke en onpartijdige organisatie aangewezen waarbij een interne melding kan worden ingediend. Je melding wordt door BING zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.
Een interne melding kan zowel mondeling als schriftelijk (via OmniaWonen@bureauintegriteit.nl) worden gedaan. Als de melding bij de externe vertrouwenspersoon wordt ingediend, stuurt deze de melding direct door naar BING.
Er mag ook direct een externe melding worden gedaan bij een instantie die daarvoor is aangewezen door de overheid, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, de Autoriteit Woningcorporaties of het Huis voor Klokkenluiders (afdeling onderzoek). In de Regeling staat bij welke instanties nog meer direct een externe melding kan worden gedaan.
Het verdient de voorkeur eerst intern te melden, zodat Omnia Wonen de gelegenheid krijgt het probleem zelf op te lossen. Het is ook mogelijk om eerst intern te melden en daarna alsnog een externe melding te doen.
4. Hoe wordt een melding beoordeeld?
Na ontvangst van een melding door BING ontvangt de indiener binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van BING. Na ontvangst van een melding stelt BING een commissie samen. De commissie bestaat uit onafhankelijke, onpartijdige en deskundige onderzoekers van BING. Zij beoordelen de melding en kijken of de melding verder onderzocht kan en moet worden. Als de melding bijvoorbeeld gebaseerd is op informatie die de melder “van horen zeggen heeft”, doet de commissie geen onderzoek. Ook wordt er geen onderzoek gedaan als de identiteit van de melder niet bekend is. In sommige gevallen is BING verplicht om een melding door te sturen naar een toezichthoudende instantie.
Over het besluit om wel of geen onderzoek in te stellen, ontvangen de melder en de directeur-bestuurder bericht van de commissie van BING.
5. Wat gebeurt er als onderzoek wordt ingesteld?
Als de commissie besluit een onderzoek in te stellen, dan worden de melder en de directeur-bestuurder van Omnia Wonen daarover geïnformeerd. Ook degene(n) op wie de melding ziet en de betrokkene(n), wordt of worden geïnformeerd. De commissie verricht hoor en wederhoor, en kan relevante informatie en documentatie opvragen.
6. Wat gebeurt er na afronding van het onderzoek?
Na afronding van het onderzoek verstrekt de commissie van BING het onderzoeksrapport aan de directeur-bestuurder van Omnia Wonen, tenzij de melding ziet op de directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder beoordeelt op basis van het onderzoeksrapport vervolgens of, en zo ja welke, maatregelen nodig zijn en informeert de melder en de betrokkene(n) daarover. Zij krijgen vervolgens een redelijke termijn om te reageren.
7. Wat te doen bij twijfels of behoefte aan advies?
Bij twijfels of er sprake is van een misstand of inbreuk op het Unierecht – of bij twijfel over waar een melding kan worden ingediend – kan advies gevraagd worden aan de externe vertrouwenspersoon van Omnia Wonen. Voor informatie en advies kan ook anoniem contact opgenomen worden met het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl).
De externe vertrouwenspersoon heeft bij Omnia Wonen een centrale functie richting de ondersteuning en advisering van medewerkers en andere personen die een vermoeden van een misstand signaleren. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, vraagt door om het probleem helder te krijgen, kan begeleiding bieden, adviseren of doorverwijzen naar (externe) functionarissen of instanties. Een gesprek met de vertrouwenspersoon is te allen tijde vertrouwelijk. Situaties kunnen dus veilig met de vertrouwenspersoon besproken worden.
De externe vertrouwenspersoon is per e-mail te bereiken op ingeborglagerwaard@perspectief.eu en telefonisch op +31 (0)6 432 39 293.
8. Zijn gegevens vertrouwelijk?
Omnia Wonen, de externe vertrouwenspersoon en BING gaan vertrouwelijk om met de melding en de identiteit van de melder. Ook met de identiteit van degene over wie de melding gaat of die wordt gehoord, wordt vertrouwelijk omgegaan. Deze zogenaamde geheimhoudingsplicht staat ook in de Regeling omschreven. Alleen de personen die betrokken zijn bij de melding, het onderzoek en de beoordeling of maatregelen nodig zijn naar aanleiding van een rapport kunnen en mogen de informatie omtrent de melding inzien.
Schending van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf (art. 272 van het Wetboek van Strafrecht). Als de geheimhoudingsplicht wordt geschonden, zal Omnia Wonen hiervan aangifte doen.
9. Hoe worden melders, adviseurs en andere betrokkenen beschermd?
Degene die een melding doet volgens deze Regeling wordt beschermd tegen benadeling door Omnia Wonen. Dit geldt ook voor een adviseur van de melder of bijvoorbeeld een familielid dat bij Omnia Wonen werkt. Van benadeling is sprake als er vanwege de melding maatregelen worden genomen die nadelig zijn, zoals ontslag, het inhouden van salaris, het tegenhouden van een promotie of het beëindigen van een leverancierscontract. Dit is niet toegestaan.
